E-Mail richtig schreiben: Ein radikal praktischer Ansatz

E-Mails sind aus unserem Berufsleben kaum noch wegzudenken. Wenn wir lernen, wie wir eine E-Mail richtig schreiben, sind wir einen großen Schritt weiter, dem täglichen Wahn und der Informationsflut zu entkommen.

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Eine E-Mail richtig schreiben? Du weißt wie das geht? Schließlich schreibst du täglich dutzende Nachrichten? Doch nur weil wir etwas häufig machen, heißt es nicht, dass wir es gut machen.

Denkst du, du könntest deine Nachrichten noch effektiver gestalten? Meinst du, dass ein praktisches System für dich hilfreich wäre? Hättest du gern ein Grundgerüst, mit dem dein Umgang mit E-Mails noch produktiver wird? Dann lass uns schauen, wie du noch bessere E-Mail schreiben kannst.


Anleitung: Eine E-Mail richtig schreiben

Was heißt es eigentlich: “eine E-Mail richtig schreiben”? Bevor wir uns mit der Umsetzung beschäftigen, sollten wir schauen, worum es uns eigentlich geht.

Grundsätzlich wollen wir beim E-Mail-Verkehr vor allem:

  • Möglich schnell zum gewünschten Resultat kommen
  • Die Anzahl der Nachrichten möglichst gering halten
  • Möglichst wenig Zeit mit der Bearbeitung verbringen, sodass wir mehr Zeit für wichtigere Dinge haben
  • Möglichst geringen mentalen Ballast durch E-Mails erschaffen (mehr dazu weiter unten)
  • Prägnante und klare Kommunikation: Es bringt keine Punkte, wenn der andere anschließend nicht weiß, was er machen soll


Wenn es um das Schreiben von E-Mails geht, sind für uns 2 Szenarien interessant:

  1. Wir schreiben selber die 1. E-Mail: Dann wollen wir eine bestimmte Reaktion (z.B. eine Antwort, eine Beförderung, eine Entschuldigung, einen Auftrag usw.) als Resultat. Dementsprechend wollen wir es dem Empfänger so einfach wie möglich machen, zu antworten. Das setzt eine gut geschriebene E-Mail voraus.
  2. Wir schreiben eine Antwort: Auch hier wollen wir möglichst unsere Interessen vertreten und bewahren. Außerdem wollen wir möglichst schnell zum Resultat kommen. Das hört sich etwas egoistisch an. Letztendlich ist es jedoch so.

Wie können wir diesen Situationen jetzt gerecht werden? Wie können wir möglichst effektiv und produktiv unsere E-Mails handhaben?


Prosesszentrierter Umgang mit E-Mails

Wollen wir einen produktiveren Umgang mit E-Mails, dann sollten wir unseren eigenen Umgang komplett hinterfragen. Sehr oft arbeiten wir alles andere als produktiv.

Cal Newport beschreibt in seinem Buch Deep Work einen prosesszentrierten Umgang mit E-Mails. Die zugrundeliegende Idee dieser Herangehensweise sind folgende Fragen:


Was ist das eigentliche Thema bzw. das Projekt dieser Nachricht? Was ist der effizienteste – im Sinne der Nachrichtengenerierung – Prozess, um dieses Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen?


Anstatt also einfach stupide deine E-Mails abzuarbeiten, solltest du dir vorher überlegen, worum es überhaupt geht. Was willst du erreichen? Neben dem direkten Resultat wollen wir vor allem zwei Dinge:


Das Ziel von effektivem Umgang mit E-Mail sollte immer auch das Minimalisieren der empfangenen E-Mails sowie der Menge an mentalem Ballast, der durch E-Mails entsteht, sein.

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Reduziere mentalen Ballast

Wenn du eine E-Mail beantwortest, möchtest du potentielle Arbeit möglichst reduzieren. Dies beinhaltet vor allem den Austausch von Nachrichten ohne wirklichen Mehrwert. Smalltalk ist eine wichtige Komponente unserer Kommunikation – hat jedoch nichts in einer E-Mail verloren. Schließlich willst du eine E-Mail richtig schreiben und keine Gespräch richtig führen.

Gleichzeitig willst du so wenig mentalen Ballast wie möglich anhäufen. Damit meine ich, dass möglichst wenig an dir und deinen mentalen Kapazitäten hängen bleibt. Du möchtest vermeiden, dass etwas offen und ungeklärt bleibt. Nachdem du deine Nachricht verschickt hast, sollte sie nicht in deinem Kopf rumschwirren. Du willst möglichst nicht weiter darüber nachdenken (müssen).

Bei einem guten Gespräch wollen sich die beiden Gesprächspartner aufeinander einpendeln – einen Rapport bilden. Sie treten in Resonanz. Werfen sich gegenseitig immer wieder den Ball zu. Nicht bei E-Mails! Du fängst den Ball. Tust was du tust. Und behältst den Ball! Du willst vermeiden, dass du ihn wieder und wieder zugeworfen bekommst. Das erreichst du, indem du ihn selber einfach nicht zurückwirfst.

Kein Grund, unfreundlich zu sein. Kein Grund, nicht aufmerksam zu sein. Kein Grund, dem anderen kein gutes Gefühl zu geben. Trotzdem: Kein Grund, nicht das zu tun, was du eigentlich tun willst.


Umsetzung in der Praxis

Wie setzen wir diesen prosesszentrierten Umgang um? Wie können wir nun eine E-Mail richtig schreiben? Lass uns etwas konkreter werden.

Es gibt kein konkretes Template, welchem man folgen könnte. Schließlich ist jede Situation ja doch anders. Vielmehr geht es darum, die Einstellung und die Arbeitsweise zu verinnerlichen.

Um die weitere E-Mail-Korrespondenz gering zu halten, solltest du möglichst viele Optionen vorwegnehmen. Wenn du z.B. einen Vorschlag für etwas machst, dann belass es nicht dabei. Berücksichtige immer gleich die Möglichkeit, dass es nicht klappen könnte.


Terminvereinbarung

So könnte dann eine Terminvereinbarung aussehen:


“…

Passt dir der 01.01. um 10:00 oder am 03.01. um 18:00?

Falls nicht, könntest du mir bitte 3 alternative Termine vorschlagen, die dir passen.

…”


Gleichzeitig willst du natürlich nicht einfach nur, weniger Zeit mit E-Mails verbringen. Stattdessen geht es ja vor allem darum, insgesamt effektiver und produktiver zu sein. Auch das sollte beim Schreiben von E-Mails berücksichtigt werden.

So könnte die Vereinbarung eines Telefonats bzw. Meetings aussehen.


“…

Das hört sich gut an. Könntest du mir bitte zuvor per E-Mail deine genaue Vorstellung sowie deine Fragen schicken, damit ich mich vorbereiten und einschätzen kann, wie viel Zeit ich einplanen sollte.

…”


Auf diese Weise kannst du vorher sicherstellen, dass das Problem bzw. das Thema klar ist. So kann dann während des Telefonats bzw. im Meeting gezielt eine Entscheidung getroffen werden und es muss nicht erst überlegt werden, was denn jetzt das Problem ist.


fyi (for your information)

Manchmal willst du auch einfach nur etwas mitteilen, ohne dass eine weitere Rückmeldung kommt. Im Gespräch ist es wichtig, immer wieder eine Rückmeldung zu erhalten, ob dich dein Gegenüber verstanden hat.

Wenn der Empfänger bzw. du die letzten 10 E-Mails beantwortet hat, wird wahrscheinlich auch die nächste Nachricht ankommen und gelesen werden. Prinzipiell gibt es daher keinen Grund für E-Mails, die nur aus “Danke” oder ähnlichem bestehen und als Bestätigung dienen.

Manchmal möchtest du jemanden etwas einfach nur mitteilen. Auch hier kannst du versuchen, eine weitere Nachrichtengenerierung zu minimieren.


“…

Nochmal danke für das Gespräch. Wie abgesprochen werde ich wie folgt vorgehen:

Nächste Woche werde ich dich über meinen Fortschritt informieren.

Nur nochmal zur Info rmation. Kein Grund für eine Antwort.

…”


Warum nicht einfach direkt schreiben “Kein Grund für eine Antwort.”? Das nimmt dem Empfänger die ‘Last’, antworten zu müssen.


Es ist deine Aufgabe, die Menschen um dich herum zu trainieren, sodass sie produktiv und effektiv sind. Niemand anderes wird es für dich tun.
– Tim Ferriss (Die 4-Stunden-Woche)


Mehr Zeit durch mehr Arbeit?

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass man deutlich mehr Aufwand auf diese Weise betreibt. Noch mehr Zeit mit E-Mails verbringt. Dem ist jedoch nicht so – zumindest nicht langfristig.

Auch wenn man nun mehr Zeit in das Schreiben einer E-Mail investiert, so wird sich die restliche Korrespondenz dramatisch reduzieren. Anfangs wird es sicherlich schwerfallen und aufwendiger sein, solche Nachrichten zu schreiben. Doch nach einiger Zeit geht es ganz automatisch und spart dann enorm viel Zeit.

Versuche folgende Kriterien zu berücksichtigen:

  • Arbeite ergebnisorientiert
  • Begrenze die Anzahl von Optionen
  • Mache klare Vorschläge und gib klare Vorgaben
  • Versuche wenig für dich offen zu halten, woran du später denken musst
  • Erläutere klar und deutlich das weitere Vorgehen


5 Tipps eine E-Mail richtig zu schreiben


Es ist die Verantwortung des Absenders, den Empfänger davon zu überzeugen, dass eine Antwort lohnenswert ist.


Zuallererst sollten wir uns bewusst werden: Wir haben keinen Anspruch darauf, dass wir eine Antwort bekommen. Nur weil wir eine Nachricht versenden, müssen wir keine zurückbekommen.

Wenn deine E-Mail unüberlegt, unpräzise und schlecht zu lesen ist, kann sie einfach ignoriert und gelöscht werden. Schreibst du schlechte Nachrichten und gibst dir keine Mühe, hast du auch keine Antwort verdient. Bitte respektiere die Zeit des anderen. Investiere etwas Arbeit. Neben dem Offensichtlichem kannst du folgende Tipps berücksichtigen:


Versuche dein Buch zu verkaufen

Wenn du ein Buch schreibst, ist der Titel enorm wichtig. Neben dem Cover ist es das erste, womit ein potenzieller Leser in Berührung kommt. Ähnliches gilt für deine E-Mail: Der Betreff ist das Aushängeschild deiner Nachricht.

Der Betreff sollte möglichst aussagekräftig sein. Teilweise kann er schon alle wesentlichen Informationen der E-Mail enthalten. So nimmst du dem Empfänger Arbeit ab und er kann sofort entscheiden, wie er mit der Nachricht umgehen kann.


E-Mails sind mehr als nur zusammengefügte Wörter

Selbstverständlich ist es enorm wichtig, was du schreibst. Doch es gilt auch noch auf mehr zu achten.

Neben den reinen Wörtern ist auch die gesamte Darstellung wichtig. Mach es dem Empfänger einfach, deine Nachricht zu lesen. Verwende Absätze und schreibe nicht alles als riesigen Block. E-Mails sollten scannbar und einfach zu lesen sein. Das Wesentliche sollte einem förmlich ins Auge springen.

Du bist gut beraten, wenn du KEINE GROßSCHREIBUNG UND KEINE AUSRUFEZEICHEN BENUTZT!!!!!! Das wirkt schnell aggressiv. Im Gespräch willst du auch nicht angeschrien werden.

Ansonsten sind E-Mails nicht unbedingt wie Briefe zu behandeln. Trotzdem  sollte Rechtschreibung natürlich immer beachtet werden. Meiner Meinung nach ist eine Anrede nicht immer nötig. Ein Gruß am Anfang ist nett. Muss es jedoch sein, wenn man jemanden schon sehr gut kennt? Das kommt natürlich immer stark darauf an, wem man schreibt. Schau was passend und was einfach nur überflüssig ist.


Lass nicht jeden an deiner Unterhaltung teilhaben

Wenn du weniger Antworten erhalten möchtest, kannst du ganz einfach weniger Nachrichten versenden. Teilweise gibt es in Unternehmen die Angewohnheit Gruppen-E-Mails zu versenden. Am besten mit dutzenden von Personen im CC.

Das ist meist alles andere als zielführend. Sei sparsam mit CC. Überlege vorher, ob es wirklich angebracht und hilfreich ist. E-Mails an den Chef sollten nicht als Arbeitsnachweise angesehen werden.


Manchmal ist die beste Antwort …

Keine Antwort. Ernsthaft. Du musst nicht jedem antworten.


Stelle dir die ultimative Frage

Immer wenn du eine Nachricht schreiben möchtest, stell dir folgende Fragen:


Erschafft diese E-Mail einen Mehrwert – für mich bzw. den Empfänger? Ist diese E-Mail, das beste und effizienteste Mittel, welches mir momentan zur Verfügung steht, um mein Vorhaben zu realisieren?


Beantwortest du eine der beiden Fragen mit ‘Nein’, dann schreib die Nachricht einfach nicht.


Fazit

Willst du eine E-Mail richtig schreiben, gilt es einiges zu beachten: Anstatt einfach drauf los zu schreiben, solltest du vorher überlegen, worum es dir eigentlich geht – was ist das erwünschte Resultat? Gestalte deine Nachricht dementsprechend.

Durch einen prosesszentrierten Herangehensweise sowie prägnant geschriebene Nachrichten kannst du E-Mails wieder zu einem effektiven und produktiven Tool machen. Die Frage die bleibt: Willst du das überhaupt oder willst du dich weiterhin von der Informationsflut begraben und so von den wesentlichen Dingen abhalten lassen?

Simon Schubert
 

Als studierter Gesundheitsmanager und Gründer von Perspektive Gesundheit unterstütze ich Menschen bei der Umsetzung einer gesunden Lebensweise.

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