9 Tipps für einen produktiven und gesunden Umgang mit E-Mails

Die Kommunikation über E-Mails sind wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Meistens werden viele Prozesse einfach unhinterfragt über E-Mail abgewickelt – oft zu Lasten der Produktivität. Die Folge sind Unproduktivität, Ineffizienz und eine unbewältigbare Informationsflut. Doch so muss es nicht sein. Es gibt einen Ausweg. Einen besseren Umgang mit E-Mails.

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Lerne einen produktiven und gesunden Umgang mit E-Mails

Warnung: Dieser Artikel ist nur für Personen gedacht, die produktiv arbeiten wollen. Die wirklich etwas voranbringen möchten. Wenn es dir nur darum geht, am Ende des Tages deine Stunden abgearbeitet zu haben, dann sind E-Mails eine wunderbare Methode sich zu beschäftigen. Viele Unternehmen sehen eine hohe E-Mail-Aktivität sogar als Zeichen für Produktivität. Dieser Artikel ist dann jedoch nichts für dich.

E-Mails sind so ein tolles und wertvolles Tool. Sie dienen der Koordination und Abstimmung von Prozessen. Dem schnellen Austausch von Informationen. Alle Nachrichten bleiben erhalten und dienen als Archiv für später.

Für die meisten Menschen sind E-Mails zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie lassen sich kaum noch wegdenken. Warum solltest du also deinen Umgang mit E-Mails überdenken?

Das hat vor allem 2 Gründe: Unser Umgang mit E-Mails ist alles andere als produktiv und zusätzlich nicht wirklich förderlich für unsere Gesundheit.


Die momentane Situation

Es ist verrückt, wie viel Zeit wir mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen. Teilweise bekommen viele kaum noch etwas anderes auf die Reihe. Doch niemand hat in seiner Stellenbeschreibung “E-Mails bearbeiten” stehen. Sollten wir uns nicht lieber auf unsere ‘wirkliche’ Arbeit fokussieren?

Nach einer Analyse von web.de und GMX wurden alleine in Deutschland 2017 ganze 771 Milliarden E-Mails versendet. Für 2018 wurde sogar ein Anstieg auf 917 Milliarden prognostiziert. Spam wurde dabei nicht gezählt!

Das wären bei 82,6 Millionen Einwohnern über 11.000 E-Mails pro Person pro Jahr. Natürlich sind ein riesiger Teil davon Newsletter, Massenmails und automatisierte Nachrichten. Aber irgendjemand muss die Massen an Nachrichten auch erhalten. Gleichzeitig können auch nicht alle 82,6 Mio. Personen einbezogen werden. Rund 84% der Bevölkerung (16 bis 74 Jahre) nutzten E-Mails im Jahr 2017.

Nach Schätzungen der The Radicati Group werden 2018 weltweit täglich 281,1 Milliarden E-Mails versendet. 2022 sollen es sogar 333,2 Milliarden werden. Milliarden. Täglich. Unglaublich.

Wir können eins festhalten: Wir nutzen E-Mails sehr viel. Wir verbringen viel Zeit damit. Sicherlich zu viel.


E-Mails sind nicht das Problem. Unser Umgang mit ihnen ist es.

Um es etwas drastischer auszudrücken: Wie nutzen das Tool E-Mails falsch. Wir arbeiten unproduktiv. Damit wirkt sich das auf unsere gesamte Produktivität negativ aus.

Gleichzeitig lässt sich ein ähnlicher Effekt wie bei Social Media beobachten: Möglichst immer erreichbar sein. Ständig überprüfen, ob es etwas Neues gibt. Es gleicht einer Sucht. So ist eine richtige Entspannung fast ausgeschlossen. Ständige Anspannung und viel Stress sind die Folge. Natürlich mit vielfältigen negativen Auswirkungen auf unsere Gesundheit.

Wir sollten unseren Umgang mit E-Mails überdenken. Wollen wir es aktiv unterstützen, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne immer geringer wird? Bei manchen Personen könnte man bereits meinen, dass die Konzentrationsfähigkeit, der eines Schwammes gleicht. Es ist eine traurige Entwicklung.

Anstatt ständig E-Mails zu checken und sehr unproduktive Konversationen zu betreiben, können wir einen anderen Weg wählen. E-mails können ein sehr wertvolles Tool sein. Wir müssen nur richtig damit umgehen. Das beginnt damit, dass wir unseren Umgang mit E-Mails überdenken. Hinterfragen. Dann versuchen, ihn zu optimieren.


9 Tipps für einen besseren Umgang mit E-Mails


Du kannst einen produktiveren und gesünderen Umgang mit E-Mails lernen. Alles was es braucht, ist ein gutes System. Ein System, welches für dich und deine Situation passt. Hierfür möchte ich dir einige Anregungen geben.


Deine Einstellung macht den Unterschied

Damit du zu einem produktiven und gesunden Umgang mit E-Mails kommst, ist der wichtigste Schritt, dass du zuerst deine Einstellung änderst. Löse dich von der Vorstellung, was du alles zu tun und lassen hast. Warum meinst du, dass es genau so gemacht werden muss? Weil alle es so tun?

Hinterfrage deine täglichen Routinen. Machst du das, was du tust, bewusst? Oder ist es einfach nur ein Ergebnis von unbewusstem Handeln? Haben sich manche Abläufe einfach mit der Zeit verselbstständigt? Dann wird es Zeit, diese bewusst zu gestalten!


Schreibst du E-Mail, die man lesen möchte?

Stell dir eine Welt vor, in der jede E-Mail so geschrieben ist, dass du sie auch lesen möchtest. Wohlüberlegt. Prägnant. Relevant. Kein Spam. Kein Rumgeeier.

Leider sind wir von solch einer Welt weit entfernt. Doch es fängt damit an, dass wenige Menschen solche Nachrichten schreiben. Fang an, selber solche Nachrichten zu schreiben. E-Mails, die man auch erhalten und lesen möchte. Auch das kannst du lernen, wir müssen es nur tun: E-Mail richtig schreiben: Ein radikal praktischer Ansatz.


E-Mails müssen nicht beantwortet werden

Wenn du schon angefangen hast, nur noch gute E-Mails zu schreiben, kannst du gleich einen Schritt weiter gehen: Beantworte nicht jede E-Mail. Nur weil du eine Nachricht erhalten hast, musst du sie nicht auch beantworten.

Das mag auf den ersten Blick sehr egoistisch aussehen. Doch warum solltest du dich verpflichtet fühlen, jede eingehende Nachricht zu beantworten? Versuche dir diese Frage mal genauer zu beantworten.

Hier sind die Kriterien für meine Entscheidung, wann ich eine E-Mail nicht beantworte (in Anregung an Deep Work von Cal Newport):

  • Die Nachricht ist unklar oder macht mir eine vernünftige Beantwortung kompliziert
  • Es ist keine Frage oder Angebot, welches mich interessiert (Ich versuche dann trotzdem dankend abzulehnen)
  • Nichts Gutes würde passieren, wenn ich antworte. Nichts Schlechtes würde passieren, wenn ich nicht antworte.


Du kannst diese Kriterien übernehmen oder dir selber welche aufstellen. Dein gesamter Umgang mit E-mails wird so viel leichter, wenn du dich nicht mehr verpflichtet fühlst, jede Nachricht zu beantworten. Dann kannst du einfach beruhigt auf “löschen” klicken und so schnell wieder Ordnung in deinem Postfach schaffen.

Bitte versteh mich hier nicht falsch. Es gehört sich und ist nur gut, zumindest eine kurze ablehnende Antwort zu schreiben. Entscheide einfach selber, was sich für dich gut anfühlt.


Feste Zeiten für mehr Produktivität

Indem du feste Zeiten für die Bearbeitung deiner E-Mails ein planst, kann du deutlich produktiver w erden. Mit der Angewohnheit ständig zu schauen, ob du eine neue Nachricht erhalten hast, unterbricht du immer wieder deine Arbeit. So ist ein konzentriertes und produktives Arbeiten nicht möglich.

Schaue nicht ständig nach. Das gilt natürlich auch für Social Media und andere Nachrichten. Plane feste Zeiten ein, in denen du deine E-Mails bearbeitest. Hast du nur begrenzt Zeit zur Verfügung, musst du produktiv arbeiten. Du wirst überrascht sein, wie gut es klappt.

Anstatt nur zu reagieren, bestimmst du deine Arbeit. Du bestimmst nach deinen Zeiten, nach deinen Bedingungen, was du wie bearbeitest.

Tim Ferriss empfiehlt in seinem Buch “Die 4-Stunden-Woche“, selber auszuprobieren, welches Zeitintervall am besten für einen geeignet ist. Man kann zuerst zweimal täglich seine E-Mails überprüfen. Wenn das gut klappt, kann man auf einmal täglich umsteigen. Dann auf zweimal pro Woche. Dann auf einmal pro Woche. So wie es zu deiner Situation passt. Du kannst jederzeit wieder zurück zu einem häufigeren Intervall.

Lässt es deine Arbeitssituation nicht zu, werde kreativ und finde eine Lösung für deine Situation.


Klares Ziel sind unbedingt nötig

Sei dir immer bewusst, worum es dir gerade geht. Möchtest du nur einer bestimmten Person eine Nachricht schreiben? Möchtest du die E-Mails in deinem Postfach abarbeiten? Wolltest du etwas in einer vergangenen Nachricht nachschauen? Werde dir bewusst, was du gerade tun willst. Dann tu auch nur das.

Gleichzeitig solltest du dir bewusst machen, was du sagen möchtest. Schreibe nicht einfach drauf los. Was möchtest du sagen? Was möchtest du erreichen? Überlege es dir vorher.


Ein funktionierendes System muss her

Um nachhaltig einen produktiven und gesunden Umgang mit E-Mails sicherzustellen, brauchst du ein funktionierendes System. Ein System, in dem klar geregelt ist, was du wie machst.

Es kann sehr einfach sein. Oder auch recht komplex wie das verbreitete System von David Allen aus “Getting Things Done”. Wichtig ist, dass es für dich funktioniert.

Einfach alles im Posteingang zu behalten und unsystematisch E-Mails zu beantworten, ist sicherlich kein gutes System. Nutze Ordner. Organisiere dich. Nutze Filter. Newsletter können automatisch in eigene Ordner verschoben werden. Hast du eine Struktur, sodass du alte Nachrichten auch wieder findest? Hast du ein System, wie du eingehende Nachrichten effektiv abarbeitest?

Das Ziel muss nicht gleich “Inbox Zero” sein. Finde ein System für dich und halte es am Laufen.


E-Mails ≠ Chat

E-Mails sind kein Chatprogramm. Dafür gibt es Chatprogramme. Also bitte nutze diese auch.

Immer mehr Firmen setzen zusätzlich Chatprogramme wie Slack für die interne Kommunikation ein. Aber auch WhatsApp wird immer häufiger vom Kundenservice eingesetzt.

Ob das langfristig eine gute Idee ist, sei mal dahingestellt. Auch dort ist der richtige Umgang von enormer Bedeutung für mehr Produktivität. Zumindest wäre dein Posteingang so entlastet.


Ohne Smartphone klappt es besser

Wie oft liest du E-Mails auf deinem Smartphone? Warum tust du es? Für die meisten Angestellten ist es nicht nötig. Wir müssen nicht ständig erreichbar sein. Uns nicht ständig beschäftigen.

Es ist eine unglaublich schlechte Gewohnheit, ständig etwas zwischendurch reinquetschen zu wollen. Schnell schauen, ob neue Nachrichten angekommen sind. Nur schnell diese eine E-Mail beantworten.

Es ist ein riesiger Trugschluss, dass wir so produktiver sind. Alles was passiert, ist, dass wir mehr beschäftigt sind. Glückwunsch, falls das dein Ziel sein sollte.

Stattdessen sollten wir uns bewusst auf das fokussieren, was gerade wichtig ist. Was wir gerade machen. Machen wollen. Nicht schnell vom einen zum nächsten huschen. Am besten löscht du gleich sämtlich E-Mail-Apps. So kommst du gar nicht erst in Versuchung.


Kommuniziere deine Einstellung

Eine der größten Herausforderungen im Umgang mit E-Mails sind die Erwartungen anderer Menschen. Des Chefs. Von Kollegen. Geschäftspartnern. Das meinen wir zumindest.

Wir meinen, dass wir uns den allgemeinen Erwartungen anpassen müssen. Dass es ein ungeschriebenes Gesetz sei, dass jeder innerhalb von 24 Stunden antworten müsse. Besser noch innerhalb weniger Stunden. Auch wenn es in einigen Berufen in der Tat wichtig ist, ist es allgemein nicht so.

Vielleicht klappt es in deiner Situation wirklich nicht anders. Vielleicht besteht dein Vorgesetzter darauf. Dann ist es schwer, sich anders zu verhalten. Doch oft nehmen wir einfach nur blind an, dass dem so sei. Ich möchte dich herausfordern, es wirklich zu überprüfen. Schaue selber, welche Möglichkeiten du hast.

Wenn du klar kommunizierst, wie du mit E-Mails umgehst, können sich andere darauf einstellen. Wenn du klar kommunizierst, dass du nur 1 Mal täglich deine E-Mails beantwortest, wird keiner früher mit einer Antwort rechnen. Oft haben wir Angst, dadurch eine Gelegenheit zu verpassen. Doch das ist meistens völlig unbegründet. Wenn du stattdessen produktiver arbeitest, bessere Resultate hervorbringst, wird es dir eher nur Vorteile schaffen.


Fazit

Einen produktiven und gesunden Umgang mit E-Mails im Alltag zu erlangen, ist gar nicht so einfach. Doch mit dem richtigen System kannst du es schaffen. Auch wenn es anfangs aufwendig erscheint, lohnt sich der Aufwand langfristig.

Wichtig ist, dass du deine eigene Situation berücksichtigst. Finde selber heraus, was für dich funktioniert. Was dein (Arbeits-)Umfeld zulässt. Optimiere in kleinen Schritten deine Prozesse. Mit der Zeit wirst du merken, dass du immer produktiver wirst. Dass E-Mails nicht mehr eine Quelle für Stress und Überforderung darstellen. Dann können E-Mails endlich wieder einen wirklich produktiven Beitrag zu deiner Arbeit leisten – so wie es eigentlich sein sollte.

Simon Schubert
 

Als studierter Gesundheitsmanager und Gründer von Perspektive Gesundheit unterstütze ich Menschen bei der Umsetzung einer gesunden Lebensweise.

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